Animer une réunion de travail pour mettre en œuvre le conseil en développement

Formation du 16 novembre 2018 au lycée Alfred de Musset à Villeurbanne

15 conseillers en développement ont  participé à une journée de formation (ordre du jour) destinée à augmenter leurs compétences dans la mise en oeuvre du conseil en développement, notamment pour :

  • Développer les habiletés en communication pour favoriser les échanges et le travail collectif de l’équipe ;
  • Découvrir et s’approprier des outils en animation de réunion pour répondre aux besoins de développement du projet ;
  • S’approprier des outils pour assurer la continuité de l’animation du travail de l’équipe à distance.

Les conseillers en développement accompagnent des équipes dans leur projet en expérimentation et sont amenés à conduire  plusieurs types de réunions : première visite, réunion de suivi, réunion bilan… Il est donc important pour eux de savoir comment bien communiquer et comment faire face à différentes situations pour mener de façon efficace et constructive  leurs missions.

Un cadre passe 16 ans en moyenne dans toute sa carrière en réunion (Guide de survie aux réunions, Editions Pearson 2016), mais seulement 25 % des réunions aboutissent à des décisions (Enquête OpinionWay 2017) .

Doit-on alors considérer que l’on perd son temps en réunion ? Quels sont les différents types de réunion, à qui s’adressent-ils, avec quels objectifs ? Comment conduire une réunion en tenant compte des contextes chaque fois différents et surtout en gérant les relations interpersonnelles entre et avec les participants ?

La journée a démarré par un nouveau “brise-glace”, celui de « l’arche de la DFIE ». Chacun devait choisir mentalement un animal pour ensuite le mimer avec son cri. Cet “exercice” ludique a montré que notre posture dans un groupe conditionne notre participation ou notre façon d’animer une réunion. Beaucoup de rires et de lâcher-prises ont créé ainsi un climat de bienveillance et de confiance, toutes deux nécessaires à une journée de formation constructive.

Les différents ateliers ont permis des échanges de pratiques riches et intenses, des regards croisés  entre novices et experts sur les premières visites en particulier, la construction d’un ordre du jour , les conditions idéales à la bonne conduite d’une réunion (contexte, conditions matérielles, ressources, relationnel) et l’importance d’un compte rendu de réunion.

Les réunions discussions, les réunions de négociation, les réunions formatives, les réunions de créativité, les réunions d’information vont amener le conseiller à faire l’équilibriste entre les postures d’animateur, de facilitateur, d’organisateur, de maître du temps, de décideur, de régulateur, de modérateur, de formateur afin que chacun puisse s’exprimer, que la réunion respecte l’ordre du jour et atteigne les objectifs fixés.

Chaque atelier a été  précédé d’apports théoriques sur la communication en situation de face à face , la préparation de réunion et l’animation de réunion.

On retiendra particulièrement :

  • que la communication non verbale (mimique, posture, gestuelle, regard, voix)  représente 90 % de la communication

  • que nous rencontrons  les 7 nains de Blanche neige (eh oui !) dans toute réunion  et que l’animateur doit tenir une conduite différente en fonction de chacune de leurs personnalités  : être bienveillant avec les simplets, tendre la main aux timides, ventiler les grincheux, utiliser les profs… (Laurent Philippert , expert en communication interpersonnelle, Comment apprivoiser les 7 nains pendant une prise de parole?)

  • qu’utiliser la méthode des six chapeaux de De Bono, la méthode du SEPO ou SWOT permet d’analyser une situation, d’étudier les différents angles d’un projet en s’assurant que  la règle du jeu “ CQFD” est bien respectée : C comme “critique exclue”, Q comme “quantité d’idées”, F comme “farfelues”, D comme “démultiplication”

  • qu’il existe différents types d’entretien dont l’entretien d’aide et de conseil (quelques extraits du livre “L’entretien, techniques et pratiques” d’André Guittet) et l’entretien d’explicitation (fiche de lecture du livre “L’entretien d’explicitation”  de PIerre Vermersch par Régis Coquelin). Il est important de créer un climat de confiance  dans les réunions d’accompagnement en ayant une écoute active, en reformulant et en synthétisant . Afin d’avancer dans le déroulement de la réunion, il faut poser des questions de types “comment” et “qu’est-ce qui “  plutôt que des “pourquoi”.
  • que nous pouvons utiliser les bases de la Communication Non Violente de Marshall B Rosenberg, basée sur la bienveillance, pour désamorcer une situation difficile : langage chacal  (symbolise un langage qui juge les autres, est centré sur lui-même, critique systématiquement) ou langage girafe (symbolise l’empathie, est centré sur l’autre, prend de la distance).

Cette première journée de formation sur la conduite de réunion a favorisé la montée en compétences des conseillers en développement grâce à l’investissement, l’expérience, la bienveillance et la bonne humeur  de tous.

 

Agnès Baty,

Ingénieure Mission Innovation Expérimentation au Pôle DFIE